Als u personeel in dienst neemt, heeft u diverse administratieve verplichtingen:
- verplichtingen als u een werknemer in dienst neemt
- aanleggen en onderhouden van een loonadministratie
- betalen van loon en loonheffingen en premies sociale verzekeringswetten
1. Verplichtingen als u een werknemer in dienst neemt
Als u voor het eerst personeel in dienst neemt dient u eerst het formulier Aanmelding werkgever en ook het formulier melding afdrachtplicht premies werknemersverzekeringen in te vullen en op te sturen naar de Belastingdienst.
Als u een werknemer in dienst neemt dan moet u uiterlijk de dag voor de eerste werkdag van de betreffende medewerker voor het volgende zorgen:
Een verklaring met gegevens voor de loonheffingen. Hiervoor kunt u gebruik maken van het formulier Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (loonbelastingverklaring) wat via de website van de Belastingdienst te downloaden is. De werknemer kan daarop de volgende gegevens invullen: naam, geboortedatum, BSN/sofinummer, adres, postcode en woonplaats. Ook kan de werknemer aangeven of hij gebruik wil maken van de heffingskorting.
Verder dient u de identiteit van de werknemer vast te stellen. Daarvoor hebt u een kopie nodig van een geldig identiteitsbewijs (rijbewijs is voor de salarisadministratie geen geldig identiteitsbewijs).
Sinds 1 januari 2009 zijn werkgevers niet meer verplicht om een eerstedagsmelding te doen. Alleen als er sprake is van bijzondere risico’s op fraude en illegale tewerkstelling kan de Belastingdienst u verplichten om een eerstedagsmelding te doen.
2. Aanleggen en onderhouden van een loonadministratie
Als u een of meerdere werknemers in dienst neemt dan ben u verplicht om een loonadministratie bij te houden. Uw loonadministratie moet aan een aantal eisen voldoen. De Belastingdienst verwacht een duidelijke en inzichtelijke personeelsadministratie. Van elke werknemer moet u een loonstaat bijhouden. Deze loonstaat bestaat uit 2 delen:
- een deel met rubrieken waarin de persoonlijke gegevens en andere gegevens van uw werknemer staat vermeld.
- een deel met kolommen waarin de gegevens staat vermeld van al het loon dat u hebt uitbetaald.
De loonstaten dient u minimaal 5 jaar te bewaren.
Als u dit zelf niet wilt doen dan kunt u uw loonadministratie uitbesteden aan een administratiekantoor. Spreek goed af met uw administratiekantoor welke werkzaamheden zij uitvoeren en wat er van u wordt verwacht.
3. Betalen van loon en loonheffingen
Als u loon betaalt aan uw werknemer dan moet u ook loonheffingen betalen. De loonheffingen bestaat uit premies werknemersverzekeringen (ziektewet, werkloosheidswet, de wet op de arbeidsongeschiktheid en de wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen), inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en de loonbelasting en premie volksverzekeringen. De loonheffing die u inhoudt op het loon van uw medewerker, draagt u periodiek af aan de Belastingdienst. Hiervoor dient u elektronische aangifte te doen. De Belastingdienst stuurt u tijdig het aangiftebiljet en de acceptgiro toe.